LXF78:Evolution: Управляйте своей почтой

Версия 19:49, 20 марта 2008

Если вам нужно поддерживать порядок в почтовом ящике, вести записную книжку или управлять проектами, то это несложное руководство по секретам Evolution сослужит вам хорошую службу. Ваш тренер Энди Ченнел' уже готов вас натаскать…

Возможно, я один такой, но мой объем работы и отведенное на него время всегда находятся в обратной зависимости. Я думаю, именно поэтому люди планируют построить дом за три недели, а в итоге возятся три года (превышая задуманный бюджет в 330 раз). Подобным проектам, как правило, не хватает грамотного планирования. Именно об этом мы и поговорим в этот раз, а главным приложением для работы будет Evolution.

Большинство людей считают, что Evolution – это высего лишь хороший e-mail-клиент, однако программа способна на гораздо большее. Ее ключевая особенность состоит в способности объединять огромные объемы информации, причем пользователь может создавать ссылки между различными фрагментами. Например, вы вносите в органайзер Evolution какое-то важное задание, которое нужно успеть сделать к определеннокакое удобное планирование? В этой статье я расскажу вам, как создать в Evolution группу контактов, собрать все относящиеся к ней письма, организовать коллективную работу и многое другое с помощью сетевого органайзера. Не думайте, что все эти возможности нужны лишь профессионалам или занятым время от времени людям – конечно, они подходят для управления деловыми проектами, но и все те, кто получает очень много электронной почты и переживает за каждое письмо, извлекут из Evolution большую пользу.

Чтобы не терять времени, давайте договоримся, что Evolution у вас установлен (программа есть на нашем диске) и настроен на ваш почтовый ящик. Если это еще не сделано, вам поможет великолепный мастер первого запуска, который проведет вас через все этапы настройки.

Создаем группу

Первым шагом на пути к грамотному планированию будет определение состава вашей команды. Это могут быть сотрудники отдела, участники научного исследования, или даже ваша семья (вдруг вы планируете двухнедельный отдых на Канарах?) – какой бы ни была ваша цель, с помощью Evolution вы сможете объединить людей вокруг нее.

Для примера я создам небольшую группу из четырех человек (я и еще трое). Будем считать, что от каждого коллеги я получил по электронному письму, а значит, часть информации у меня уже есть. Остальное я внесу в Evolution самостоятельно. Я могу организовать несколько упорядоченных адресных книг. Проще всего это сделать, щелкнув по очереди правой кнопкой мыши по именам людей в графе «От:» («From:») и выбрав пункт «Добавить в адресную книгу» («Add to address book»). Вы можете просто внести имя в адресную книгу, или же перейти к более подробному экрану. Выберите последнее и внесите необходимую информацию для записи. Именно с этого момента возможности Evolution выходят за рамки обычного органайзера.

По умолчанию, в Evolution создается одна адресная книга на каждую запись, но мы создадим вторую. В левой части окна (в режиме «Контакты» - «Contacts»), щелкнете правой кнопкой мыши под надписью «На этом компьютере» («On this computer») и выберите пункт «Новая адресная книга» («New address book»). В качестве типа оставьте значение «На этом компьютере», а имя можете задать любое. Теперь разверните снова Редактор контактов (он ведет себя как самостоятельное окно в панели задач) и выберите в поле «Где:» («Where:») только что созданную адресную книгу.

Кое с чем мы уже разобрались, но если вы имеете дело с большим числом людей, вам захочется как-то упорядочить их персональную информацию. В таком случае, вам пригодится возможность сортировки контактов по категориям (см. изображение справа). По умолчанию в списке содержится набор стандартных категорий типа «День рождения» и «Праздник», но вы также можете создать свои категории. Нажмите кнопку «Категории», затем «Создать», и придумайте имя. По желанию можно также присвоить категории цвет или определенную иконку-значок (я выбрал оранжевый цвет), которые будут подсвечивать все заметки и события, связанные с группой контактов. Создание групп и категорий помогает в дальнейшем находить нужные данные, поэтому не поленитесь сделать это заранее.

Сортируем почту

Теперь отсортируем входящую почту и пометим все письма, которые имеют отношение к нашему проекту. Для этого в Evolution есть два способа, причем оба основаны на принципе фильтра. Таким образом, выбрав критерий отбора, вы получите только те письма, которые пройдут через фильтр, а значит, будут относиться только к вашему проекту.

Первый способ сортировки подразумевает создание новой почтовой папки. В режиме «Почта» щелкните правой кнопкой мыши по панели «На этом компьютере», выберите «Создать» и введите имя. После этого нужно настроить программу так, чтобы входящие сообщения попадали в эту папку. Перейдите в окно настроек фильтров («Сервис» > «Фильтры») и выберите «Добавить». Если у вас установлена самая новая версия Evolution (2.6), то эту опцию вы также найдете в меню «Правка» > «Фильтры сообщений». После того, как фильтру дано имя, мы должны определить, что именно должно через него проходить. Настройка фильтра заключается в создании ряда условий типа «Если» – «То», которые оформлены в виде выпадающих списков.

У всех участников нашего проекта электронный адрес заканчивается на «futurenet.co.uk», поэтому давайте внесем это условие: выбрав в первом списке «Отправитель», а во втором – «Содержит», дадим значение «futurenet.co.uk». Однако я хочу, чтобы в мою папку попадали письма не от всего издательства, а только от Linux Format. Зная, что у каждого сотрудника редакции в подписи сообщения автоматически ставится название журнала, я могу, к примеру, исключить из входящих писем любого человека из Mac Format. Для этого я создам второе условие: «Тело сообщения» – «Не содержит» – «Mac Format». Таким образом мы создали фильтр на основе критерия отбора.

Второй раздел называется «То»; он определяет действие фильтра в заданных условиях. Мы можем выбрать любое действие из предложенного списка, например, переместить все отфильтрованные письма в специальную папку (может пригодиться, так как они вообще не попадут во «Входящие»), или выбрать что-то менее радикальное, к примеру, изменение цвета текста. Поскольку ранее мы уже назначили оранжевый цвет для группы контактов, то теперь есть смысл сделать то же самое для писем от всех адресатов в этой группе. Вы даже можете заставить программу издавать разные звуки при срабатывании разных критериев – совсем как персональные мелодии в телефоне.

Каким бы ни был фильтр, по умолчанию он начинает действовать для новых писем. Тем не менее, вы можете применить фильтр для текущего содержания папки «Входящие». Выделите все письма (Ctrl+A) и выберите пункт «Действия» > «Применить фильтры» или нажмите Ctrl+Y.

Кроме фильтров, в Evolution имеются «умные» виртуальные папки. В старых версиях программы они называются vFolders, а начиная с версии 2.4 – Search Folders. Вне зависимости от названия, эти папки позволяют вам сортировать почту по категориям, но в отличие от первого способа, письма не перемещаются из папки «Входящие». Search Folders работает следующим образом: если входящее письмо удовлетворяют заданному критерию, то на него создается ссылка, которая помещается в виртуальную папку. Изюминка заключается в том, что критерии можно менять «на лету» сколь угодно много раз, причем физическое расположение письма (к e-mail это относится весьма условно) при этом не меняется.

Чтобы создать новую виртуальную папку, щелкните правой кнопкой мыши по надписи Search Folders в левой части окна и выберите «Создать папку». Появится диалоговое окно, очень похожее на окно настройки фильтра, только без раздела «Тогда». Вместо этого, на все входящие письма, которые удовлетворяют критериям «Если», будут созданы ссылки в виртуальной папке. Наверно, это самый лучший способ хранить критерии поиска. Чтобы изменить настройки виртуальной папки, зайдите в ее свойства правым щелчком мыши. Замечательная особенность этого метода сортировки состоит в том, что Search Folders реагируют на письма точно так же, как и обычная папка «Входящие», поэтому, если вам пришло письмо с пометкой «Важно», то виртуальная папка (настроенная на фильтрацию именно таких сообщений) выделится жирным, и вы сразу поймете, что на письмо следует обратить внимание.

Другая полезная функция Evolution, о которой не часто вспоминают, называется «Пометить к исполнению («Mark as follow up»). Ее суть заключается в том, что помимо даты и времени, к письму можно прикрепить напоминание о каком-либо важном сроке. Щелкните правой кнопкой мыши по письму и выберите этот пункт, установив нужное время и число месяца. Эта информация будет видна над свойствами письма, когда вы щелкнете по нему в следующий раз. Также в этом разделе вы можете прикрепить к письму и другие флаги: «Не пересылать», «Позвонить», «Можно не отвечать» и прочие. Схожим образом вы можете превратить письмо в задачу, щелкнув по нему правой кнопкой мыши. Новая задача будет добавлена в соответствующий раздел, где ей можно назначить дату и время напоминания. Это очень удобно для заблаговременного оповещения о приближении крайнего срока.

Все эти инструменты помогают эффективно управлять проектом, но теперь, когда мы разобрались с созданием контактов и управлением письмами, пора взглянуть на область, где эти элементы собираются вместе: календарь.

1